Inwentaryzacja oprogramowania- to podstawowy i ważny krok, który ma na celu zbadanie posiadanych danych oraz używanych aplikacji używanych przez firmę pod kontem ich legalności.
Inwentaryzacja oprogramowania składa się z następujących etapów:
*zebranie informacji o aplikacjach, które są już zainstalowane na danym komputerze;
*stworzenie wykazu licencji;
*zgromadzenie umów licencyjnych oraz faktur;
*porównanie spisu zainstalowanych aplikacji z wykazami licencji oraz analiza niezgodności.
Inwentaryzacja oprogramowania krok po kroku
Jeżeli inwentaryzacja oprogramowania wykonywana jest po raz pierwszy wymagane jest ręczne przeszukanie każdego dysku na komputerze. Bardzo pomocne jest wtedy narzędzie audytowe, które skraca czas jaki trzeba poświęcić na każdy sprawdzany dysk. W efekcie tego działania tworzy się spis aplikacji oraz plików multimedialnych, które następnie porównujemy z wykazem licencji oraz uprawnień jakie posiadamy. Podczas tego działania okazuje się, że brakuje nam jakiejś licencji lub jest ich za dużo.
Wtedy działaniem audytora jest przygotowanie spisu zaleceń, celów oraz działań.Jeżeli licencji jest więcej nie trzeba kupować nowych, ponieważ można wykorzystać te posiadane. A pieniądze, które miały służyć zakupowi nowych licencji można przeznaczyć na aktualizowanie już obecnych.
Zarządzanie licencjami jest skomplikowanym procesem, który wymaga bardzo dużo uwagi oraz dokładności a przede wszystkim znajomość przepisów prawa, które dotyczą licencjonowania oprogramowania. Aby wykonać to zadanie trzeba stworzyć katalog sprzętu, który jest w posiadaniu firmy oraz nagromadzić posiadane dokumenty a także nośniki takie jak: licencje, faktury, opakowania oraz naklejki z kodem produktów.
Pomocny przy tym procesie może okazać się zestaw dobrych praktyk biznesowych w którego skład wchodzą procesy oraz procedury,które usprawniają zarządzanie licencjami na oprogramowanie nosi on nazwę SAM.
Kolejnym etapem jest wprowadzenie wszystkich zaleceń, które uwzględnione zostały podczas drugiego etapu. Podczas kolejnej analizy dysków sprawdzimy czy wszystkie zalecenia zostały wykonane prawidłowo, jeśli wszystko jest w porządku wtedy firma może starać się o legalność oraz wszystkie potrzebne certyfikaty.
Czas trwania inwentaryzacji oprogramowania jest zależny od wielu czynników takich jak:
*liczba stanowisk roboczych;
*lokalizacji do skontrolowania;
*poziom zaawansowania pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie siecią komputerową;
Czas trwania inwentaryzacji
Najczęściej pierwsze takie badanie trwa od 2 do 4 tygodni po których firma dostaje czas wynoszący około kilku miesięcy w którym to musi wdrożyć poznane zalecenia. Po tym czasie odbywa się kolejna inwentaryzacja, trwająca od 2 do 4 tygodni, która ma na celu sprawdzenie czy wszystkie zalecane zmiany zostały poprawnie przeprowadzone po tym czasie firma może przygotować się do zarządzania oprogramowaniem.
